一、预定流程
明确需求
会议规模（人数）、日期、时长
场地要求（会议室大小、设备需求：投影/音响/同传等）
住宿需求（房型、数量）、餐饮（茶歇/宴会）
预算范围
筛选酒店
地理位置（交通便利性）
会议室容量与设施（层高、无柱空间、网络速度）
往期会议案例（可要求酒店提供参考）
专业会务公司（如中青旅、携程商旅）
酒店官网/直拨销售部（协议价可能更低）
第三方平台（Booking会务专线、会小二等比价工具）
渠道：
关键指标：
洽谈条款
房价与会议室租金（是否含税和服务费）
取消政策（提前多久可免费取消）
附加服务（免费WiFi、停车位、欢迎横幅等）
签订合同
明确所有细节（如备用会议室安排、超时费用）
支付定金（通常为总费用的30%-50%）
二、推荐酒店类型
商务型酒店（适合中小型会议）
例：希尔顿、万豪、洲际等连锁品牌，设施标准化。
会展中心酒店（适合大型活动）
例：国家会议中心（北京）、上海世博中心。
度假型酒店（适合结合团队建设）
例：三亚亚龙湾、莫干山会议酒店。
三、注意事项
提前预定：热门城市（如北京、广州、深圳、上海）需至少提前3-6个月锁定资源。
实地考察：检查隔音、采光、动线设计（避免交叉干扰）。
应急预案：确认酒店对突发状况（设备故障/人数变动）的解决能力。